La prima fase di analisi fondamentale viene effettuata in base alla nota spese. In questa fase, vengono identificati casi strani, possibili errori e casi di frode. Si calcola che circa un 10% delle note spese ricevute vengono approvate nonostante non rispettino la politica aziendale relativa alle spese. Ciò accade perché il processo di revisione di una nota spesa richiede tempo e si converte facilmente in un’attività ingestibile se occorre effettuarla per ciascun membro del team.
Nella maggior parte dei casi, il processo di revisione finisce col valutare solo un campione di tutte note spese ricevute, analizzando solamente quelle scelte. Se non c’è qualcosa che ne richiama l’attenzione, il resto delle note viene revisionato in modo superficiale e quindi approvato. Per una valutazione più esaustiva, esistono strumenti che consentono di automatizzare il processo di revisione, verificando che ciascuna riga della nota spese si adegui alla politica dell’azienda.
Revisionare le note spese in modo efficace è senza dubbio una prima fase di analisi, ma per una buona gestione, occorre andare oltre. Il problema ricorrente per l’analisi delle spese aziendali è la frammentazione di tutte le informazioni necessarie (informazioni fornite dai lavoratori, dalle banche che offrono le carte di credito, dai fornitori, ecc.). Ovviamente, esistono numerosi strumenti di Business Intelligence con preziose funzionalità di analisi, ma integrare tutte queste informazioni non è compito facile.
Non si tratta di un progetto banale; integrare tutte le informazioni relative al processo per la presa di decisioni aziendali può essere molto utile. Un’analisi meticolosa consentirà di rilevare schemi relativi alle spese e alla loro evoluzione nel tempo, rilevare i punti oscuri e adottare interventi correttivi per risolverli. Inoltre, tale analisi può portare a rivedere la stessa politica aziendale sulle spese che non deve essere rigida e inflessibile. Modificare la politica aziendale in base all’esperienza e ai dati contrastati è una prassi completamente positiva per l’azienda.
